Gewerbe anmelden & Selbständig machen in Österreich: Anleitung, Checkliste & Kosten

Gewerbe anmelden & Selbständig machen in Österreich: Anleitung, Checkliste & Kosten

Gewerbeberechtigung, SVA, Finanzamt – und du hast keine Ahnung? Du möchtest dich aber trotzdem so schnell wie möglich selbstständig machen? Nachfolgend findest du einen einfachen und vollständigen Leitfaden zur Gewerbeanmeldung in Österreich.

Trotzdem gibt es eine Sache vorab zu klären: Dieser Guide richtet sich an angehende Selbstständige, die ein „einfaches“ Geschäftsmodell haben und nicht unter reglementierte Gewerbe fallen. Auch wer gleich mit einer GmbH und Millionenbudgets startet, empfehle ich den Gang zu einem professionellen Berater. Alle anderen werden nach diesem Guide hoffentlich startklar sein 🙂

Welche Gebühren & Kosten kommen auf mich zu?

Eine der meist gestellten Fragen klären wir vorab: Wie viel kostet mich die Selbstständigkeit in Österreich eigentlich? Ich kann in dem Fall nur für den häufigsten Fall – Gründung eines Einzelunternehmens – sprechen.

Folgende Kosten kommen in jedem Fall auf dich zu:

Gewerbeanmeldung / Gewerbeberechtigung
€ 0,00 (Kostenlos)
WKO „Grundumlage“
(Wird 2-3 Monate nach der Gründung verrechnet)
Je nach Branche zwischen € 85,00 und € 150,00 pro Jahr.
SVA (Sozialversicherung)
Der absolute Mindestbeitrag (unabhängig davon, ob du schon was verdienst) bei der SVA beträgt € 171,85 monatlich und berechnet sich von dem Punkt aus nach der Höhe des Umsatzes.
Hinweis: Solltest du weniger als € 30.000 Umsatz („Kleinunternehmer“) und weniger als € 5.361,72 pro Kalenderjahr verdienen ODER dich nur nebenberuflich selbständig machen, kannst du dich von den Kranken- und Pensionsversicherungsbeiträgen ausnehmen lassen. In so einem Fall würdest du nur die Unfallversicherung von € 9,79 monatlich zahlen, bist aber dann auch nicht Kranken- und Pensionsversichert.

Folgende Kosten können optional auf dich zukommen:

WKO „Kammerumlage“
Die Kammerumlage musst du erst zahlen, wenn du mehr als € 150.000 Umsatz netto im Inland hast.
Steuerberater
Ein Steuerberater in Österreich nimmt pro Stunde meist zwischen € 120,00 und € 150,00 netto.

Was du VOR der Gewerbeanmeldung erledigen solltest

Folgende Dinge solltest du im Vorfeld erledigen:

Richte ein Geschäftskonto ein

Du willst geschäftliche Zahlungen nicht mit privaten auf deinem Girokonto vermischen. Das führt nur zu unnötiger Arbeit im Nachhinein.

Eröffne daher gleich von Beginn an ein rein geschäftliches Konto.

Und nein, das kostet heutzutage nicht mal mehr etwas. Mein Tipp ist das kostenlose Geschäftskonto von HOLVI. Ich bin dort selbst Kunde und kann mich nicht beschweren.

Gehe zum Steuerberater (ja, tu es wirklich!)

Ich kenne so viele, die vor der Gründung nicht zum Steuerberater gegangen sind. Erstens, weil sie denken, dass alles eh nicht so kompliziert ist und zweitens aus Trotz, weil absolut jeder dahergelaufene Klugscheißer meint, man soll vorab zu einem Steuerberater gehen 😀

Das Internet weiß Vieles aber eben nicht alles. Und vor allem die spezifischen Fragen stehen meist nicht im nächsten Forum.

Fakt ist: Es hilft alles nichts. Man wird auch auf Fragen stoßen,  die sich nicht wirklich googeln lassen.

Deshalb: Mach dir einen Termin für 1 Stunde mit einem Steuerberater aus und kläre die wichtigsten Dinge im Vorhinein. Das kostet dich einmalig zwischen 120 und 150 € exkl. Ust. Das Geld hast du und es ist gut investiert.

Kläre ab, WELCHES Gewerbe du anmelden musst

Es gibt ca. 80 Berufe, welche unter die „reglementierten Gewerbe“ fallen. Dazu gehören zum Beispiel Bäcker oder Uhrmacher. Wenn du dich in einem dieser Bereiche selbstständig machen möchtest, musst du nachweisen, dass du das auch wirklich kannst und nicht nur behauptest zu können.

Ich gehe aber mal vom Normalfall aus: Du machst irgendetwas, bei dem man im Endeffekt nichts wirklich können muss. OK, kleiner Spaß. Aber der Gesetzgeber möchte zumindest keinen Nachweis dafür haben. Das ist zum Beispiel bei einer Werbeagentur der Fall oder wenn du Wahrsagerin werden möchtest. Obwohl es doch gerade bei letzterem Gewerbe einen Befähigungsnachweis geben sollte 😀 Nun, sei’s drum. Diese Gewerbe nennt man dann „freie Gewerbe“.

Freies Gewerbe
(Die gängigste Gewerbe-Art)
Kein Befähigungsnachweis erforderlich. Gründung mit Anmeldung des Gewerbes bei WKO oder MA36 und GSV (SVA)-Anmeldung.
Neue Selbstständige
Keine Gewerbeanmeldung erforderlich. Gründung mit GSV (SVA)-Anmeldung.
Reglementierte Gewerbe
Befähigungsnachweis erforderlich. Gründung mit Anmeldung des Gewerbes bei WKO oder MA36 und GSV (SVA)-Anmeldung.
Rechtskraftgewerbe
Befähigungsnachweis und Zuverlässigkeitsprüfung erforderlich. Gründung mit Erteilung des Bescheids und GSV (SVA)-Anmeldung.

In den meisten Fällen wird es freies Gewerbe sein. Du wirfst also einen Blick in diese Liste und schaust mal, was davon für dich passend sein könnte.

Es gibt Fälle, wo es extrem klar ist. Und es gibt Fälle, wo es extrem unklar ist. In beiden Fällen macht es Sinn, wenn du trotzdem mal bei der WKO anrufst und den Mitarbeiter am Ende der Leitung fragst, was er oder sie meint, wo du am besten aufgehoben bist.

Je nach Berater bekommst du dann verschiedene Antworten. Rufst du nochmal an, bekommst du wieder eine andere Meinung. Am Ende hast du dann 2-3 Gewerbevorschläge, aus denen du dir eines aussuchen kannst. Also… natürlich nicht wirklich. Aber irgendwie auch schon.

Das Ding ist: Gerade alles, was irgendwie in Richtung „Online Geld verdienen“ und Ähnlichem geht, ist etwas, bei dem sich niemand so wirklich einig ist, in welches Gewerbe das nun genau fällt. Neuland und so. Deshalb bekommst du dann Mehreres zu hören.

Nehmen wir an, du betreibst Affiliate Marketing. Du rufst also bei der WKO an und bekommst folgende Antworten zu hören:

  • Mitarbeiter A: „Werbeagentur“
  • Mitarbeiter B: „Ankündigungsunternehmen“
  • Mitarbeiter C: „Direktvertrieb“
  • Mitarbeiter D: „Hm… kommt darauf an, WAS genau Sie bewerben. Bei physischen Produkten fällt es auf jeden Fall in die Sparte ‚Handel‘.“

Schlussendlich bleibt einem dann manchmal nichts anderes übrig, als das zu nehmen, was sich zumindest am plausibelsten anhört. Wirklich prüfen tut es in der Regel niemand.

Natürlich sollte es aber zu dem passen, was du machst. Manchmal kann es aber tatsächlich sein, dass du mehrere Gewerbe brauchst, wenn du mit unterschiedlichen Dingen Geld verdienst: Wenn du zum Beispiel Dropshipping betreibst, zusätzlich aber noch ein Bräunungsstudio eröffnen möchtest.

Was sind „Neue Selbstständige“?

Gut zu wissen: Für einige wenige Berufe ist KEIN Gewerbeschein nötig – Diese Selbstständigen nennt man auch „Neue Selbstständige“.

Die Definition „Neue“ ist also nicht davon abhängig, ob du dich gerade jetzt selbstständig machst, sondern mit WAS du dich selbstständig machst.

Dazu gehört beispielsweise folgende Berufe: Autoren, Gutachter, Physiotherapeuten, Psychotherapeuten, PSychologen, Künstler, Journalisten, Trainer, Fitnesstrainer, Hebammen, Pfleger, Logopäden, Tagesmütter, …

Mehr dazu findest du auf dieser Seite der WKO.

Rechtsform wählen (Einzelunternehmen, GmbH, ...)

Die Rechtsform ist der rechtliche Rahmen, unter dem dein Gewerbe läuft. Die meisten Selbstständigen haben ein „Einzelunternehmen“.

Das bedeutet  im Endeffekt, dass du im Geschäftsleben als natürliche Person (als du selbst) auftrittst und dementsprechend auch mit deinem Privatvermögen haftest.

Im Gegensatz dazu gibt es die „juristischen Personen“ wie zum Beispiel eine GmbH. In dem Fall ist deine persönliche Haftung zwar beschränkt, dafür gibt es aber auch mehr Pflichten, Vorgaben und Kosten.

RECHTSFORM
HAFTUNG
Einzelunternehmen (EU)
(1 Gesellschafter/in)
Gewerbeschein: Inhaber
Steuer: ESt.: 18 - 55 %
Firmenbucheintrag: Optional; Bei mehr als € 700.000 Jahresumsatz verpflichtend
Buchführungspflicht: Einnahmen/Ausgaben-Rechnung; Bei mehr als € 700.000 Jahresumsatz: Doppelte Buchführung.
Unbeschränkt (= inkl. Privatvermögen)
Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)
(mind. 1 Gesellschafter/in)
Gewerbeschein: Mind. 1 Gesellschafter oder gewerberechtlicher Geschäftsführer
Steuer: Gewinne: KÖSt (24 %).
Ausschüttung: KESt (27,5 %)
Optional: Est (18 - 55 %)
Firmenbucheintrag: Verpflichtend.
Buchführungspflicht: Doppelte Buchhaltung.
Beschränkt mit Stammeinlage. Mindestgrundkapital: € 35.000,00
Offene Gesellschaft (OG)
(mind. 1 Gesellschafter/in)
Gewerbeschein: Mind. 1 Gesellschafter/in
Steuer: ESt.: 18 - 55 %
Firmenbucheintrag: Verpflichtend.
Buchführungspflicht: Einnahmen/Ausgaben-Rechnung; Bei mehr als € 700.000 Jahresumsatz in 2 aufeinanderfolgenden Jahren oder mehr als 1 Mio. Jahresumsatz: Doppelte Buchführung.
Unbeschränkt und solidarsich
Kommanditgesellschaft (KG)
(mind. 2 Gesellschafter/in)
Gewerbeschein: Mind. 1 Komplementär/in
Steuer: ESt.: 18 - 55 %
Firmenbucheintrag: Verpflichtend.
Buchführungspflicht: Einnahmen/Ausgaben-Rechnung; Bei mehr als € 700.000 Jahresumsatz in 2 aufeinanderfolgenden Jahren oder mehr als 1 Mio. Jahresumsatz: Doppelte Buchführung.
Komplementär/in: Unbeschränkt.
Kommandist/in: Beschränkt.

Richte die Handy-Signatur ein

Für einige der anschließend besprochenen Schritte benötigst du die Handy-Signatur.

Zugegeben, für die Gewerbeanmeldung an sich noch nicht, die kannst du gleich erledigen. Spätestens aber beim SVA-Teil. Die Handy-Signatur ist eine Art digitaler Ausweis und ermöglicht dir, behördliche Dokumente online zu signieren (unterzeichnen).

Hier kannst du dich anmelden:

https://www.handy-signatur.at/hs2/

Der komplette Vorgang dauert etwa 1 Woche, da du zur Bestätigung einen Brief mit einem Code nach Hause geschickt bekommst.

Gewerbe anmelden, SVA & Finanzamt: Checkliste & Schritt für Schritt Anleitung

OK, jetzt geht’s ans Eingemachte. Diese Dinge gibt es nach der Reihe zu erledigen:

  • Gewerbeanmeldung
  • (Handy-Signatur einrichten)
  • Meldung beim Finanzamt
  • Meldung bei der SVA

Schritt 1: Gewerbe anmelden

Wenn du die vorbereitenden Schritte erledigt hast, weißt du bereits, wie das Gewerbe heißt, das du anmelden möchtest. Also zum Beispiel „Wahrsagerei“ 😀 

Die Voraussetzungen der Eröffnung eines Gewerbes sind:

  • Du bist Volljährig
  • Du hast keine schweren Vorstrafen oder Finanzverfahren am Hals
  • Du hast die österreichische oder eine EU-Staatsbürgerschaft

Du benötigst:

  • Deine Sozialversicherungsnummer (steht auf deiner E-Card).
  • Einen Scan oder ein Foto von deinem Reisepass oder Personalausweis.

Tipp: Wenn du keinen Scanner hast, lade dir eine Scanner-App aus dem Apple oder Android-Store herunter. Das sieht aus wie ein „richtiger“ Scan. Alternativ reicht aber auch ein einfaches Foto.

Alles klar? Dann geht’s hier zum Online-Formular zur Gewerbeanmeldung:

https://www.gisa.gv.at/at.gv.wien.fshost-gisa-at/user/formular.aspx?pid=f3cbbd2e05c54d8d889b1bddcb648fa2&pn=Bebb476a7b4514f0b90abff604e4e5fda

Wenn du Einzelunternehmen gründest, wähle „Natürliche Person“ und anschließend „Ohne Vertretung„:

Es folgen ein paar grundsätzliche Daten wie Name, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit und Sozialversicherungsnummer:

Wohnadresse, Frage zum Aufenthalt sowie Telefonnummer:

Das folgende Feld kannst du überspringen, wenn du nicht im Firmenbuch eingetragen bist (in den meisten Fällen):

Gib im oberen Feld die ersten Buchstaben deines Gewerbes ein und klicke auf „Suchen“ – Du bekommst eine Liste mit Vorschlägen, aus dem du das richtige Gewerbe auswählen kannst.

Anschließend noch das Startdatum deiner Selbstständigkeit sowie den Standort des Gewerbes (in manchen Fällen wird es gleich zur Wohnadresse sein):

Bestätigung, dass keine Gewerbeausschließungsgrund vorliegt:

Lade nun einen Scan oder Foto deines Reisepasses oder Personalausweises hoch:

Du bekommst nun eine komplette Übersicht, auf der du alle deine Angaben nochmals überprüfen kannst. Passt, alles, klicke auf „Senden„. Fertig!

Damit hätten wir den ersten Teil erledigt. Das Gewerbe ist ab dem Tag deiner Anmeldung aktiv!

Das Gewerbeamt wird deine Gewerbeanmeldung nun verarbeiten und gibt automatisch auch der SVA Bescheid. Dass bedeutet allerdings NICHT, dass du dann auch bei der SVA angemeldet bist. Das erledigen wir nächsten Schritt.

Die schriftliche Gewerbeberechtigung bekommst du in wenigen Tagen per Post zugeschickt.

Schritt 2: Anmeldung bei der SVA

Die SVA-Kosten enthalten folgende Leistungen:

  • Selbstständigenvorsorge
  • Krankenversicherung
  • Pensionsvorsorge
  • Unfallversicherung

Alles klar? Handy-Signatur aktiviert?

Dann geht’s hier zur Anmeldung bei der SVA:

https://www.svagw.at/formgen/?contentid=10007.782599&layout=fullWidth

Da nur sehr einfache Angaben abgefragt werden, werde ich in diesem Fall keine detaillierte Anleitung erstellen.

SVA Anmeldung
Die Anmeldung bei der SVA ist schnell erledigt.

1 merkwürdiger Trick, um weniger SVA-Beiträge zu zahlen?

Wenn du Einzelunternehmer/in bist, im Kalenderjahr einen Umsatz unter € 30.000,00 (netto) und davon weniger als € 5.361,72 (netto) Gewinn hast, brauchst du nur die Unfallversicherung (€ 9,79 pro Monat) zu zahlen, hast dann aber auf der Kehrseite keinen Versicherungsschutz bei Krankheit etc.

Das gilt auch, wenn du dich nebenberuflich selbstständig machst. In so einem Fall hat man dann aber keinen (Versicherungstechnischen)-Nachteil, da man über den Arbeitgeber versichert ist.

Falls du dich aufgrund der besonderen Voraussetzungen nur für die Unfallversicherung entscheidest, achte darauf, dass du im Formular bei „Umsatz“ einen Betrag von weniger als € 30.000 und bei „Gewinn“ einen Betrag von weniger als € 5.300 eingibst.

Aber Achtung. Das wird am Jahresende natürlich auch geprüft.

Wenn du über diese Grenze kommst, gib der Sozialversicherungsanstalt so bald als möglich Bescheid. In dem Fall werden dir dann die vollen Beträge ab Beginn der Selbstständigkeit nachverrechnet.

Solltest du die Meldung vergessen oder „vergessen“ und es nicht innerhalb von 8 Wochen melden, fallen 9,3 % Strafzuschlag an.

Schritt 3: Beim Finanzamt anmelden

Wir haben die Gewerbeanmeldung und die SVA erledigt. Fehlt nur noch Finanzamt.

Hier gehts zum FinanzOnline-Login:

https://finanzonline.bmf.gv.at/fon/

Da du bisher vermutlich nur ein Angestelltenverhältnis hattest, musst du dein aktuelles Steuer-Formular in „verf24“ ändern, in dem du erweiterte Felder für die Steuererklärung hast.

Um dem Finanzamt deine gewerbliche Tätigkeit mitzuteilen, logge dich bei FinanzOnline ein und gib im Suchfeld „verf24“ ein.

Als Ergebnis kommt ein Formular namens „Erklärungswechsel„:

Ver24 Formular
"Ver24"-Formular

Klicke auf das Formular, wähle aus, dass du in Zukunft Einkünfte aus selbstständiger Arbeit erwirtschaftest und fülle die restlichen Felder wie Umsatz, Gewinn im aktuellen sowie den Folgejahren aus:

Erklärungswechsel

Den „Bilanzstichtag“ kann man sich selbst aussuchen, nachträglich dann aber auch nicht mehr ändern. Meistens nimmt man ein­fach­heits­hal­ber den 31.12.

Häufige Fragen & Antworten

Abschließend widmen wir uns noch ein paar häufigen Fragen.

Kann ich das Gewerbe auch rückwirkend anmelden?

Das ist zumindest nicht vorgesehen. Online ist es auch nicht möglich, ein früheres Datum als das heutige anzugeben.

Wenn du dich für eine Gewerbeanmeldung direkt beim Gewerbeamt („Offline“) entscheidest, kommt es auf den Beamten an und wie gut er an diesem Tag drauf ist. Man erzählt sich, dass es manche geschafft haben, ein Gewerbe bis zu 3 Monate rückwirkend anzumelden. Fest damit rechnen würde ich allerdings nicht.

Unter welchem Namen darf ich auftreten?

Es gibt das Firmenbuch (Handelsregister), in welches man sich eintragen kann. Als Einzelnehmen muss man dies aber nicht tun und es ist in den meisten Fällen auch nicht notwendig.

Die Kehrseite ist, dass es dann keinen wirklichen Firmennamen gibt, sondern nur eine sogenannte „Geschäftsbezeichnung„. Die Geschäftsbezeichnung muss deinen Vor- und Nachnamen enthalten.

Du kannst davor oder danach aber noch etwas individuelles setzen. Ein Beispiel wäre „Design Fuchs – Vorname Nachname„. Ausschließlich „Design Fuchs“ dürftest du dein Unternehmen aber nicht nennen.

Bin ich Inhaber oder Geschäftsführer?

Als Einzelunternehmer (was du vermutlich bist) bist du „Inhaber/in„.

Die Bezeichnung „Geschäftsführer“ darfst du in dem Fall nicht benutzen. Das wäre nur erlaubt, wenn du eine GmbH etc. hättest.

Brauche ich eine UID-Nummer?

Wenn du Kleinunternehmer bist und nur Umsätze im Inland hast, dann nicht (außer du entscheidest dich auch unter einem Umsatz von € 30.000,00 zur Ausnahme von der Kleinunternehmerregelung).

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